Datenschutz und Mitbestimmung
Arbeitszeit ist eine Vertrauensfrage.
Zeiterfassungsdaten sind Beschäftigtendaten (§ 26 BDSG). Wer sie erfasst, braucht das Vertrauen der Belegschaft und oft die Zustimmung des Betriebsrats. Hier steht, was Simple Time Tracker speichert, wer was sieht und was wir bewusst nicht tun.
Grundsätze
Was wir speichern, und was nicht
Diese Regeln gelten für jede Funktion. Sie sind keine Einstellung, die man vergessen kann, sondern Teil des Produkts.
- Keine GesundheitsdatenAbwesenheitsgründe speichern wir nicht, Krankheit eingeschlossen (Art. 9 DSGVO). Eine sonstige Abwesenheit hat keinen Grund. Legt jemand ein Attest vor, wandelt die Leitung den betroffenen Urlaub um, und im Tool steht nur die Umwandlung.
- DatenminimierungGespeichert wird nur, was eine Funktion braucht. Ansprechpartner bei Kunden speichern wir nicht. Das Freitextfeld einer Buchung erinnert daran, keine sensiblen Angaben einzutragen. Geräte-Tokens für Push löschen wir, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.
- Ortung nur beim StempelnStandardmäßig aus. Eingeschaltet fragt das Gerät bei jedem Stempel einmal nach dem Standort, nie dazwischen: keine permanente Ortung, keine Karte, kein Bewegungsprofil. Wer ablehnt, stempelt trotzdem. Den Standort sehen nur Admin und zuständige Leitung am einzelnen Eintrag, nach dem Abschluss des Monats wird er gelöscht.
- Push ohne InhaltPush-Nachrichten laufen technisch über Apple und Google. Deshalb enthalten sie weder Namen noch Arbeitszeiten, nur die Art des Anlasses. Jede Person kann Erinnerungen für sich abschalten.
- Biometrie bleibt auf dem GerätFingerabdruck und Gesicht prüft das Smartphone. Wir erhalten keine biometrischen Daten.
- Betreiber ohne EinblickWir verwalten Mandanten und deren Admins, sehen aber keine Zeiten, Abwesenheiten, Auswertungen oder Rechnungen. Passwörter sieht niemand, auch wir nicht.
- Getrennte MandantenJede Abfrage ist auf den Mandanten des angemeldeten Benutzers beschränkt. Rechte prüft der Server, nicht die Oberfläche. Die Leitung sieht ihren Bereich so, wie die Person im jeweiligen Monat zugeordnet war.
- Aufbewahrung und LöschungMit der Deaktivierung eines Benutzers beginnt die Aufbewahrungsfrist, voreingestellt zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG. Danach zeigt das Tool, wer gelöscht werden kann, und der Admin löst die Löschung aus.
Fairness
Im Zweifel für die geleistete Arbeit
Eine Zeiterfassung, der die Belegschaft nicht traut, wird umgangen. Deshalb sind diese Punkte fest eingebaut.
- Nichts geht verlorenGeleistete Arbeitszeit zählt immer. Ein Pausenabzug ist als Abzug erkennbar, offline gestempelte Zeiten werden immer übertragen, und auf ein Projekt über Budget kann trotzdem gebucht werden.
- Rundung nur zugunstenGespeichert wird minutengenau. Rundung gilt nur zugunsten der Beschäftigten.
- Jede Korrektur sichtbarÄndert die Leitung einen Eintrag, sieht die Person das im Änderungsprotokoll: wer, wann, was. Ein abgeschlossener Monat lässt sich nur mit Begründung wieder öffnen.
- Nie automatisch ausgestempeltEin vergessener Stempel bleibt offen und markiert, bis jemand die richtige Uhrzeit einträgt. Eine geschätzte Uhrzeit wäre falsch.
Betriebsrat
Mitbestimmungsrelevante Funktionen
Technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung von Beschäftigten sichtbar machen, unterliegen der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Diese Funktionen tun das. Wir kennzeichnen sie, damit Sie sie in Ihrer Betriebsvereinbarung regeln können.
Keine Rechtsberatung. Ob und wie Sie eine Betriebsvereinbarung schließen, klären Sie mit Ihrem Betriebsrat und gegebenenfalls einer Anwältin oder einem Anwalt.
- Änderungsprotokoll der ZeitenLeitung und Admin sehen, wer wann welche Einträge angelegt, geändert oder gelöscht hat.
- Hinweise zum ArbeitszeitgesetzLeitung und Admin sehen die Hinweise ihres Bereichs auf einer eigenen Seite, dazu eine Auswertung je Art, Person und Einheit.
- Standort beim StempelnWenn eingeschaltet, sehen Admin und zuständige Leitung den Standort am einzelnen Eintrag bis zum Monatsabschluss.
- TeamkalenderKollegen derselben Abteilung sehen, wer abwesend ist, ohne die Art.
- Abwesenheiten des BereichsDie Leitung sieht Abwesenheiten mit Art, offene Anträge und Urlaubskonten ihres Bereichs.
- MonatsübersichtEine Zeile je Person und Monat mit Soll, Ist und Saldo, für den Bereich der Leitung oder den ganzen Mandanten.
- Projektauswertung nach PersonDie Aufschlüsselung der Projektzeiten nach Person sehen nur Admin und die zuständige Leitung des Projekts.
Auftragsverarbeitung
Sie bleiben Verantwortlicher, wir verarbeiten im Auftrag.
- Vertrag nach Art. 28 DSGVOFür die Daten Ihrer Beschäftigten sind Sie Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter. Den Vertrag über die Auftragsverarbeitung (Fassung 1.0) erhalten Sie mit der Einrichtung Ihres Mandanten.
- BetriebDie Anwendung läuft in einem Rechenzentrum in Deutschland. Beteiligte Unterauftragsverarbeiter nennt der Vertrag über die Auftragsverarbeitung.
- Keine Nutzung für eigene ZweckeIhre Daten nutzen wir nur, um die Leistung zu erbringen. Keine Auswertung für eigene Zwecke, keine Weitergabe, kein Training von KI-Modellen.
- Ihre Daten gehören IhnenArbeitszeitnachweise, CSV-Exporte und das Rechnungsarchiv exportieren Sie jederzeit, auch nach einer Kündigung bis zum Löschdatum.
Rückfragen
Fragen von Datenschutz oder Betriebsrat?
Schreiben Sie uns. Wir beantworten technische Fragen zur Verarbeitung gern, auch direkt gegenüber Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
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