Funktionen

Alle Funktionen im Detail

Alles, was hier steht, läuft unter app.simpletimetracker.de sowie in der App für iOS und Android und ist im Preis enthalten. Einzige Ausnahme: einen individuellen Export für Ihre Lohnsoftware berechnen wir nach Aufwand.

Zeiterfassung

Stempeln, nachtragen, korrigieren

Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, dazu auf Wunsch die Projektzeit. Sie wählen je Mandant, ob Ihr Team Kommen und Gehen, Projekte oder beides erfasst.

Kommen und GehenEin Tipp auf der Startseite. Pausen beginnen und beenden, eine laufende Projektbuchung wird dafür unterbrochen. Einträge über Mitternacht sind erlaubt.
Projekte starten und wechselnProjekt starten, auf ein anderes wechseln, beenden. Jede Buchung hat ein Projekt, Beginn und Ende, optional eine Tätigkeit und einen Freitext.
Offene EinträgeWer das Ausstempeln vergisst, wird nach einer einstellbaren Dauer erinnert. Der Eintrag bleibt offen und als unvollständig markiert. Wir schließen ihn nie automatisch, denn eine geschätzte Uhrzeit wäre falsch.
Meine ZeitenTages-, Wochen- und Monatsansicht mit Ist- und Soll-Zeit je Tag. Gespeichert wird minutengenau, gerundet wird nur zugunsten der Beschäftigten.
Nachtragen und bearbeitenInnerhalb des Bearbeitungszeitfensters trägt jede Person Zeiten nach, ändert oder löscht sie. Nachgetragene Einträge sind als solche gekennzeichnet. Das Zeitfenster stellen Sie je Mandant und Standort ein.
Korrekturen durch die LeitungNach Ablauf des Zeitfensters korrigieren Leitung oder Admin, bis der Monat abgeschlossen ist. Die Person sieht jede Korrektur im Änderungsprotokoll.
Automatischer PausenabzugFehlt an einem Tag Pause nach den gültigen Pausenregeln, ziehen wir die fehlenden Minuten ab, immer erkennbar als Abzug. Wer seine Pause nachträgt, verkleinert den Abzug. Wer ohne Pause gearbeitet hat, gibt das an, dann zählt die volle Zeit.
Hinweise zum ArbeitszeitgesetzFür deutsche Standorte prüfen wir jeden Tag auf mehr als zehn Stunden Arbeit, zu wenig Pause nach § 4 ArbZG, weniger als elf Stunden Ruhezeit und auf Wunsch Arbeit an Sonn- und Feiertagen. Ändert sich ein Eintrag, rechnen wir neu.
Standort beim StempelnAuf Wunsch hält jeder Stempel fest, wo er gesetzt wurde, etwa beim Kunden oder auf der Baustelle. So lassen sich Zeiten auf Plausibilität prüfen. Erfasst wird nur der Moment des Stempelns, nie fortlaufend: keine Karte, kein Bewegungsprofil. Wer die Ortung ablehnt, stempelt trotzdem, der Eintrag ist dann als „ohne Standort“ gekennzeichnet. Nach dem Abschluss des Monats wird der Standort gelöscht.

Abwesenheiten

Urlaub und sonstige Abwesenheit

Anträge mit Entscheidung durch die zuständige Leitung, ein Urlaubskonto je Jahr und Hinweise zum Verfall, wie das Bundesarbeitsgericht sie verlangt.

Antrag stellenArt, Zeitraum und Anteil wählen. Vor dem Absenden zeigt der Antrag, wie viele Urlaubstage er verbraucht und wie viel danach übrig ist. Offene Anträge lassen sich zurückziehen.
Antrag entscheidenDie Leitung sieht Art, Zeitraum, verbrauchte Tage, den Rest danach und wer aus derselben Einheit im Zeitraum abwesend ist. Bereits genehmigten Urlaub nimmt nur ein Stornoantrag zurück.
Sonstige AbwesenheitLeitung oder Admin tragen eine sonstige Abwesenheit direkt ein, ohne Antrag und ohne Grund. Legt jemand ein Attest vor, wandelt die Leitung die betroffenen Urlaubstage um. Ein Grund wird nicht gespeichert.
UrlaubskontoJe Urlaubsjahr: Anspruch, Übertrag, genommene und geplante Tage, Rest. Der Anspruch kommt aus dem Arbeitszeitmodell, abweichende Ansprüche gelten ab einem Datum. Bei Ein- und Austritt im Jahr schlagen wir einen anteiligen Anspruch vor, den der Admin bestätigt.
KorrekturbuchungenKorrekturen bucht der Admin auf ein Urlaubsjahr. Gelöscht oder überschrieben wird nichts, eine Gegenbuchung gleicht aus.
Übertrag und VerfallResturlaub verfällt nur, wenn vorher darauf hingewiesen wurde. Wir zeigen den Hinweis beim Öffnen des Tools und schicken ihn per E-Mail. Die Bestätigung speichern wir mit Datum und Text als Nachweis, der Admin sieht, wer noch nicht bestätigt hat.
TeamkalenderWer aus der eigenen Abteilung wann fehlt. Kollegen sehen nur „abwesend“, nie die Art. Die Leitung sieht die Abwesenheiten ihres Bereichs mit Art, die offenen Anträge und die Urlaubskonten.

Freigabe und Auswertung

Monatsabschluss, Überstunden, Export

Am Ende jedes Monats steht ein geprüfter, gesperrter Stand. Auf ihm bauen Überstundenkonto, Auswertungen und der Export für die Lohnbuchhaltung auf.

Mein MonatJe Tag und für den ganzen Monat: Soll, Ist, gutgeschriebene Zeit und Saldo, dazu Status und Verlauf. Für offene Monate sind die Werte als vorläufig gekennzeichnet.
Einreichen und freigebenDie Person reicht ihren Monat ein, die zuständige Leitung gibt frei oder mit Kommentar zurück. Offene und strittige Einträge verhindern das Einreichen.
Ohne FreigabeEinreichen und Freigabe lassen sich abschalten. Dann schließt das Einreichen den Monat ab, oder er schließt eine einstellbare Zahl Tage nach Monatsende von selbst. Monate mit Blockaden schließen nie automatisch.
Sperre und WiederöffnenEin abgeschlossener Monat ist gesperrt. Leitung oder Admin öffnen ihn mit Begründung wieder. War er schon exportiert, warnen wir und markieren ihn nach dem neuen Abschluss.
ÜberstundenkontoMonatssalden, ausgezahlte und verfallene Stunden und Korrekturen mit Begründung. Über der Übertragsgrenze buchen wir den Überhang nach Ihrer Einstellung zur Auszahlung oder als verfallen. Minusstunden werden voll übertragen.
AuswertungenMonatsübersicht je Person, Projektauswertung für einen Zeitraum, Freigabestand mit Blockaden und eine Auswertung der Hinweise zum Arbeitszeitgesetz. Die Leitung sieht ihren Bereich, der Admin den ganzen Mandanten.
Arbeitszeitnachweis als PDFZeiten jedes Tages, Monatswerte und Freigabestand. Jede Person erzeugt ihn für sich, die Leitung für ihren Bereich, der Admin für alle.
CSV für die LohnbuchhaltungEine Zeile je Person und Monat. Welche Spalten in welcher Reihenfolge, legen Sie in Exportprofilen fest. Erwartet Ihre Lohnsoftware ein eigenes Importformat, ist ein individueller Export dafür problemlos möglich, berechnet nach Aufwand. Jeder Export wird protokolliert und markiert die exportierten Monate.

App

App für iOS und Android

Dieselben Funktionen wie im Browser, dazu Offline-Stempeln, Push-Erinnerungen und Entsperren per Biometrie. Wer kein privates Smartphone nutzen möchte, stempelt im Browser.

Offline stempelnKommen, Gehen, Pause und Projektwechsel gehen auch ohne Netz. Die App speichert die Stempel mit der Uhrzeit des Geräts und überträgt sie automatisch. Abweichende Uhren und Überschneidungen markieren wir, überschrieben wird nie etwas.
Zeiten ohne NetzDie zuletzt geladenen eigenen Zeiten bleiben lesbar, mit dem Stand der letzten Aktualisierung.
Angemeldet bleibenDie Sitzung gilt 30 Tage und liegt im sicheren Speicher des Geräts. Entsperren per Fingerabdruck, Gesicht oder App-PIN. Biometrische Daten verlassen das Gerät nicht.
Push-ErinnerungenBei offenem Eintrag, bei fehlenden Zeiten am letzten Arbeitstag, zum Einreichen nach Monatsende, bei neuen Anträgen und Entscheidungen. Nur an Arbeitstagen zwischen 7 und 20 Uhr Ortszeit, außer beim offenen Eintrag.
Erinnerungen einstellenDer Admin schaltet jede Erinnerungsart für den Mandanten an oder ab, jede Person schaltet für sich ab, was sie nicht möchte.
Hinweise auf der StartseiteUnabhängig von Push zeigt die Startseite im Browser und in der App, was gerade ansteht, mit Link auf die passende Seite.
UpdatesIst eine App-Version zu alt, fordert sie zum Update auf. Offline gespeicherte Stempel bleiben dabei erhalten.

Rechnungen

Rechnungen aus Projektzeiten

Für Betriebe, die ihre Projektzeiten an Kunden weiterberechnen. Aus abrechenbaren Buchungen abgeschlossener Monate entsteht die Rechnung, mit E-Rechnung nach EN 16931.

Rechnung aus BuchungenKunde und Zeitraum wählen. Wir bilden je Projekt, Tätigkeit und Stundensatz eine Position. Einzelne Projekte oder Buchungen lassen sich ausschließen, freie Positionen kommen hinzu.
UmsatzsteuerInland mit 19 oder 7 Prozent je Position, Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer, Reverse Charge für Unternehmen im EU-Ausland mit USt-IdNr. Die USt-IdNr. prüfen wir über die Schnittstelle des Bundeszentralamts für Steuern und speichern das Ergebnis.
FestschreibenWir prüfen die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, vergeben die nächste Nummer aus dem Nummernkreis und speichern das Original. Danach ist die Rechnung unveränderbar. Entwürfe haben noch keine Nummer.
E-RechnungStandard ist ZUGFeRD im Profil EN 16931, ein lesbares PDF mit eingebetteter XML. Für Kunden, die XRechnung verlangen, entsteht reines XML. Jede Datei prüfen wir vor dem Speichern.
Storno und KorrekturEin Storno hebt die Rechnung mit eigener Nummer auf, ihre Buchungen sind danach wieder abrechenbar. Eine Rechnungskorrektur bezieht sich auf eine festgeschriebene Rechnung und bekommt ebenfalls eine eigene Nummer.
LeistungsnachweisJe Rechnung zuschaltbar, mit den abgerechneten Buchungen. Namen der Mitarbeitenden erscheinen nur, wenn Sie das für den Kunden ausdrücklich einschalten.
Versand und ArchivVersand per E-Mail mit Protokoll, Antworten gehen an Ihre Adresse. Heruntergeladen wird immer das Original. Das Rechnungsarchiv mit allen Dokumenten und einem Verzeichnis exportieren Sie jederzeit.

Organisation und Stammdaten

Standorte, Modelle, Projekte

Die Struktur Ihres Betriebs, einmal angelegt. Was sich über die Zeit ändert, gilt ab einem Datum und nie rückwirkend.

StandorteMit Land, Bundesland und Zeitzone. Zeiten werden in der Zeitzone des Standorts angezeigt. Archivierte Standorte bleiben für die Historie erhalten.
FeiertageFür deutsche Standorte berechnen wir die gesetzlichen Feiertage des Bundeslands. Sie ergänzen regionale Feiertage, nehmen einzelne heraus und legen betriebliche freie Tage fest, die die Soll-Zeit senken, ohne Urlaub zu verbrauchen. Für Standorte im Ausland tragen Sie die Feiertage selbst ein.
Abteilungen und ZuordnungAbteilungen je Standort. Jede Person gehört zu einem Standort und optional einer Abteilung. Wechsel gelten ab einem Stichtag, die bisherige Zuordnung bleibt als Historie erhalten.
ArbeitszeitmodelleSoll-Arbeitszeit je Wochentag und Urlaubsanspruch als Modell, zum Start „Vollzeit 40 h“ mit 30 Urlaubstagen. Änderungen gelten als neue Version ab einem Datum. Jeder Person ordnen Sie ab einem Datum ein Modell zu.
PausenregelnVorbelegt mit § 4 ArbZG, strengere Regeln sind möglich, schwächere nicht. Jeder Standort nutzt die Regeln des Mandanten, eigene Regeln oder keinen automatischen Abzug.
ProjekteFür den ganzen Mandanten oder für ausgewählte Standorte, Abteilungen und Personen, mit optionalem Beginn und Ende. Ein Budget in Stunden zeigt den Verbrauch und warnt ab 80 und 100 Prozent. Gebucht werden kann immer, denn geleistete Arbeit muss erfasst werden.
Kunden, Tätigkeiten, StundensätzeKunden mit Rechnungsdaten, Tätigkeitskategorien und Stundensätze je Projekt und Tätigkeit mit Gültigkeit ab Datum. Buchungen, die schon in einer Rechnung stehen, behalten ihren Satz.

Zugang und Sicherheit

Benutzer, Rollen, Anmeldung

Jeder Kunde ist ein eigener Mandant, und jede Abfrage bleibt auf diesen Mandanten beschränkt. Rechte prüft der Server.

Benutzer einladenDer Admin lädt per E-Mail ein, die Person legt ihr Passwort selbst fest. Niemand vergibt oder sieht Passwörter, auch wir nicht.
RollenJeder Benutzer erfasst eigene Zeiten. Admin, Bereichsleitung und Buchhaltung kommen als kombinierbare Rollen hinzu.
Zwei-Faktor-AnmeldungMit Authenticator-App und zehn Wiederherstellungscodes. Für Admins und Buchhaltung Pflicht, für alle anderen auf Wunsch oder per Einstellung für den ganzen Mandanten.
Schutz der AnmeldungNach fünf Fehlversuchen in Folge sperren wir das Konto für 15 Minuten. Sitzungen gelten 30 Tage und enden sofort bei Deaktivierung, Sperre, Passwortänderung oder Zurücksetzen des zweiten Faktors.
Deaktivieren und löschenWer ausscheidet, wird deaktiviert. Damit beginnt die Aufbewahrungsfrist, die Sie in Jahren festlegen, voreingestellt sind zwei. Danach zeigt das Tool, wer gelöscht werden kann, und der Admin löst die Löschung aus.
KontoPasswort ändern ohne Wechselzwang, Passwort vergessen per Link, neue E-Mail-Adresse erst nach Bestätigung, mit Hinweis an die alte.

Zugang

Fehlt Ihnen etwas?

Schreiben Sie uns, was Ihr Betrieb braucht. Dieselbe Adresse nimmt auch Zugangsanfragen an. Eine Selbstregistrierung gibt es nicht, wir richten jeden Mandanten persönlich ein.

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