Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Anbieter

Weitere Angaben nach § 5 DDG stehen im Impressum.

§ 2 Geltungsbereich und Vertragspartner

Diese Bedingungen gelten für alle Verträge über die Nutzung von Simple Time Tracker (nachfolgend „die Anwendung“) zwischen dem Anbieter und seinen Kunden.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist nicht vorgesehen.

Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsinhalt, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

§ 3 Gegenstand der Leistung

Der Anbieter stellt dem Kunden die Anwendung für die Dauer des Vertrags über das Internet zur Nutzung bereit (Software as a Service), im Browser und über Apps für iOS und Android. Der Funktionsumfang umfasst insbesondere:

• die Erfassung von Arbeits-, Pausen- und Projektzeiten, auch offline in der App
• Anträge und Konten für Urlaub und sonstige Abwesenheiten
• Monatsabschluss mit Einreichen und Freigabe, Überstundenkonto
• Auswertungen, Arbeitszeitnachweise als PDF und Exporte als CSV
• Hinweise auf mögliche Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz
• Rechnungen aus Projektzeiten einschließlich E-Rechnung nach EN 16931
• die Verwaltung von Standorten, Abteilungen, Benutzern und Rollen

Eine Überlassung der Software zur Installation auf eigenen Servern des Kunden findet nicht statt. Der Anbieter darf die Anwendung weiterentwickeln; § 16 regelt, unter welchen Voraussetzungen der Funktionsumfang eingeschränkt werden darf.

§ 4 Keine Rechts- und keine Steuerberatung

Die Anwendung ist ein Werkzeug zur Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten. Der Anbieter erbringt keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung.

Hinweise zum Arbeitszeitgesetz, Vorbelegungen von Pausenregeln, Vorschläge zum Urlaubsanspruch und sonstige fachliche Angaben in der Anwendung und auf der Website sind Hilfen. Sie ersetzen nicht die Prüfung des Einzelfalls. Für die Einhaltung des Arbeitszeitrechts, des Urlaubsrechts, der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und seiner steuerlichen Pflichten bleibt der Kunde verantwortlich.

§ 5 Zustandekommen des Vertrags

Eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Die Darstellung des Angebots auf der Website ist kein bindendes Angebot, sondern eine Aufforderung zur Anfrage.

Der Kunde fragt den Zugang per E-Mail an und nennt dabei die gewünschte Zahlweise. Der Anbieter richtet den Mandanten ein und lädt den ersten Admin des Kunden per E-Mail ein. Der Vertrag kommt mit dieser Einladung zustande, spätestens mit der ersten Anmeldung.

Zusammen mit dem Zugang stellt der Anbieter den Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach § 12 zur Verfügung.

§ 6 Zugang und Benutzerkonten

Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die Anwendung während der Vertragslaufzeit im eigenen Betrieb zu nutzen.

Der Kunde verwaltet die Benutzer seines Mandanten selbst und ist für deren Handeln verantwortlich. Jeder Benutzer erhält ein eigenes Konto; Zugangsdaten dürfen nicht geteilt werden. Für Admins und Buchhaltung ist die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht, für alle anderen Benutzer kann der Kunde sie vorschreiben.

Besteht der Verdacht, dass Zugangsdaten Dritten bekannt geworden sind, ändert der Kunde die betroffenen Passwörter und teilt dies dem Anbieter unverzüglich mit.

§ 7 Preise und Zahlung

Das Entgelt besteht aus einer Grundgebühr von 4,99 € je Monat und 1,99 € je aktivem Benutzer und Monat. Aktiv ist ein Benutzer, der seine Einladung angenommen hat und nicht deaktiviert ist. Stand der Preisangabe: Oktober 2026.

Bei monatlicher Zahlweise stellt der Anbieter das Entgelt monatlich im Voraus in Rechnung, berechnet nach der Zahl der aktiven Benutzer am Ersten des Monats.

Bei jährlicher Zahlweise beträgt das Entgelt für zwölf Monate das 10-fache des Monatsentgelts. Maßgeblich ist die Zahl der aktiven Benutzer zu Beginn des Vertragsjahres. Steigt sie im Lauf des Vertragsjahres, berechnet der Anbieter die zusätzlichen Benutzer für die verbleibenden vollen Monate zum Monatspreis nach. Sinkt sie, wird nichts erstattet.

Es sind Endpreise. Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen, weil der Anbieter nach § 19 UStG abrechnet. Entfällt diese Grundlage, gilt § 16 Absatz 2.

Individuelle Leistungen, insbesondere ein Export in das Importformat einer bestimmten Lohnsoftware, sind nicht im Entgelt enthalten. Sie werden gesondert vereinbart und nach Aufwand berechnet.

Rechnungen sind ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen nach Zugang fällig und werden per Überweisung bezahlt. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen; der Anbieter darf den Zugang nach erfolgloser Mahnung und Ankündigung mit angemessener Frist sperren. Der Anspruch auf das Entgelt bleibt während einer Sperre bestehen. Die Daten des Kunden werden durch eine Sperre nicht gelöscht.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Bei monatlicher Zahlweise kann er von beiden Seiten mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des laufenden Monats gekündigt werden. Bei jährlicher Zahlweise kann er mit einer Frist von einem Monat zum Ende des Vertragsjahres gekündigt werden; ohne Kündigung verlängert er sich um ein weiteres Vertragsjahr.

Die Kündigung bedarf der Textform; eine E-Mail genügt. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde mit einem nicht unerheblichen Betrag länger als 30 Tage in Verzug ist oder wiederholt gegen § 10 verstößt.

Bereits gezahlte Entgelte für eine begonnene Periode werden nicht erstattet, außer bei einer Kündigung, die der Anbieter zu vertreten hat.

§ 9 Verfügbarkeit, Wartung und Betrieb

Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit. Eine bestimmte Verfügbarkeitsquote wird nicht zugesagt. Offline gesetzte Stempel speichert die App auf dem Gerät und überträgt sie, sobald die Anwendung wieder erreichbar ist.

Nicht als Ausfall gelten Unterbrechungen für Wartung und Aktualisierung, die der Anbieter nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchführt und bei absehbar längerer Dauer vorher ankündigt, sowie Störungen aus Umständen außerhalb seines Einflussbereichs, insbesondere Störungen des Internets, der Mobilfunknetze, der Geräte des Kunden oder der Dienste von Apple und Google für Apps und Push-Nachrichten.

Störungen nimmt der Anbieter per E-Mail an kontakt@simpletimetracker.de entgegen und bearbeitet sie innerhalb angemessener Zeit. Eine Reaktionszeit wird nicht zugesagt.

§ 10 Pflichten des Kunden

Der Kunde stellt sicher, dass er die Daten, die er in der Anwendung verarbeitet, rechtmäßig verarbeiten darf. Das umfasst insbesondere die Information seiner Beschäftigten über die Verarbeitung, die Beteiligung eines bestehenden Betriebs- oder Personalrats und die Entscheidung, ob er optionale Funktionen wie die Standorterfassung beim Stempeln einschaltet.

Der Kunde trägt in Freitextfelder keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO ein, insbesondere keine Gesundheitsdaten. Er stellt keine rechtswidrigen oder mit Schadsoftware behafteten Inhalte ein und unternimmt nichts, was den Betrieb der Anwendung oder ihre Nutzung durch andere Kunden beeinträchtigt.

Verletzt der Kunde diese Pflichten und wird der Anbieter deshalb von Dritten in Anspruch genommen, stellt der Kunde ihn von diesen Ansprüchen frei, soweit er die Verletzung zu vertreten hat.

§ 11 Apps

Die Apps für iOS und Android werden über den App Store von Apple und Google Play bereitgestellt. Für deren Nutzung gelten zusätzlich die Bedingungen dieser Plattformen. Push-Nachrichten werden technisch über die Dienste von Apple und Google zugestellt; sie enthalten deshalb weder Namen noch Arbeitszeiten.

Der Anbieter kann eine Mindestversion der App festlegen. Ältere Versionen fordern zum Update auf und lassen sich bis dahin nicht nutzen; offline gespeicherte Stempel bleiben dabei erhalten. Für die Geräte, auf denen die App genutzt wird, ist der Kunde beziehungsweise der jeweilige Benutzer verantwortlich.

§ 12 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Für die Daten, die der Kunde in der Anwendung verarbeitet, insbesondere die Arbeitszeit-, Abwesenheits- und Projektdaten seiner Beschäftigten, ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter. Die Parteien schließen dazu einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Fassung 1.0), der Bestandteil dieses Vertrags ist.

Für die Daten, die der Anbieter zur Begründung, Durchführung und Abrechnung dieses Vertrags selbst verarbeitet, ist der Anbieter Verantwortlicher.

§ 13 Daten des Kunden, Export und Vertragsende

Die vom Kunden eingestellten Daten bleiben seine Daten. Der Anbieter nutzt sie ausschließlich, um die vertragliche Leistung zu erbringen; eine Auswertung für eigene Zwecke, eine Weitergabe an Dritte und ein Training von KI-Modellen mit diesen Daten finden nicht statt.

Der Kunde kann seine Daten während der Laufzeit jederzeit selbst exportieren, insbesondere als Arbeitszeitnachweis, als CSV und als Rechnungsarchiv mit allen Originalen.

Mit dem Vertragsende legt der Anbieter ein Löschdatum fest, das mindestens 30 Tage nach dem Vertragsende liegt. Bis dahin können sich Benutzer mit der Rolle Admin oder Buchhaltung weiter anmelden, alle Daten lesen und exportieren; Änderungen sind nicht mehr möglich. Zum Löschdatum löscht der Anbieter den Mandanten mit allen Daten. Sicherungskopien werden mit ihrem Ablauf überschrieben. Weitergehende Regelungen enthält der Vertrag über die Auftragsverarbeitung.

Für die Erfüllung seiner eigenen Aufbewahrungspflichten ist der Kunde verantwortlich, insbesondere für Aufzeichnungen der Arbeitszeit (mindestens zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG) und für Rechnungen als Buchungsbelege (acht Jahre nach § 147 AO, § 14b UStG). Er exportiert seine Daten deshalb vor dem Löschdatum. Der Anbieter schuldet keine Aufbewahrung über das Löschdatum hinaus.

§ 14 Mängel

Auf die Bereitstellung der Anwendung finden die Vorschriften des Mietrechts (§§ 535 ff. BGB) Anwendung. Eine Haftung ohne Verschulden für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren, wird ausgeschlossen; § 536a Absatz 1 Alternative 1 BGB gilt insoweit nicht.

Mängel meldet der Kunde nachvollziehbar beschrieben per E-Mail. Eine Minderung durch Abzug vom Entgelt ist ausgeschlossen; das Recht des Kunden, überzahlte Entgelte zurückzufordern, bleibt unberührt.

§ 15 Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und soweit er eine Garantie übernommen hat.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, also einer Pflicht, deren Erfüllung die Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf die der Kunde vertrauen darf, haftet der Anbieter begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden, höchstens jedoch auf das für zwölf Monate zu zahlende Entgelt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nach den vorstehenden Absätzen nur bis zu dem Betrag, der zur Wiederherstellung der Daten aus vorhandenen Sicherungen erforderlich gewesen wäre.

Nicht ersetzt werden Schäden, die daraus entstehen, dass Hinweise und Vorbelegungen der Anwendung arbeits- oder steuerrechtlich unzutreffend verwendet wurden (§ 4).

§ 16 Änderungen

Der Anbieter darf die Anwendung weiterentwickeln und ihren Funktionsumfang anpassen, solange der vertraglich vereinbarte Zweck erhalten bleibt. Eine Einschränkung wesentlicher Funktionen, eine Preiserhöhung und eine Änderung dieser Bedingungen teilt er dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mit. Der Kunde kann den Vertrag bis zum Wirksamwerden zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen; kündigt er nicht, gilt die Änderung als angenommen. Auf dieses Kündigungsrecht weist der Anbieter in der Mitteilung hin. Für bereits bezahlte Perioden gilt eine Preiserhöhung nicht.

Entfällt beim Anbieter die Grundlage der Kleinunternehmerregelung, darf er die gesetzliche Umsatzsteuer künftig zusätzlich zum bisherigen Entgelt ausweisen und in Rechnung stellen. Er teilt dies nach dem vorstehenden Absatz mit.

§ 17 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit Zustimmung des Anbieters auf Dritte übertragen. Aufrechnen darf er nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen.

Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Ist eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam, bleiben die übrigen wirksam; an die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

Fassung 1.0, Stand 2. Oktober 2026.